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Creación y funciones
Los archivos nacen por la actividad de la vida pública y privada y hacen que permanezcan los actos escritos de carácter político, jurídico, científico, económico, religioso, etc…Constituyen por ello un conjunto de documentos reunidos con una determinada finalidad en un local concreto y son la memoria de la Administración, la cuál debe garantizar la adecuada conservación del patrimonio documental como testigo de los derechos y de las obligaciones de los ciudadanos y de la propia Administración.
Los archivos, en función del organismo productor de los documentos, pueden ser de la administración central, autonómica, local, judicial, militar, eclesiásticos, etc… Por documentos entendemos toda expresión en el lenguaje natural o convencional u otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogida en cualquier soporte informático, excluyendo los ejemplares no originales de ediciones. Tradicionalmente se ha identificado el documento administrativo con un documento escrito, sin embargo, la incorporación de las nuevas tecnologías ha traído como consecuencia la utilización de nuevos soportes (gráficos, informáticos, audiovisuales, etc.)
Según establece el art. 17 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas:
1. Cada Administración deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos electrónicos que correspondan a procedimientos finalizados, en los términos establecidos en la normativa reguladora aplicable.
2. Los documentos electrónicos deberán conservarse en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento, así como su consulta...
con independencia del tiempo transcurrido desde su emisión. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. La eliminación de dichos documentos deberá ser autorizada de acuerdo a lo dispuesto en la normativa aplicable.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, así como el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos.
Particularmente este Archivo Central de la Consejería de Educación, Juventud y Deportes, recibe la documentación que le transfieren las distintas unidades que la componen cuando han cumplido su primera etapa de vida, que es mientras dura su tramitación. Como misión esencial tiene el estudio y valoración de las series documentales que se identificarán en base a la aplicación de dos principios básicos en archivística: el respeto a la procedencia del fondo y el respeto a su estructura interna.
La documentación que es custodiada y conservada en este Archivo Central lo será por un periodo de permanencia que será igual al de su vigencia administrativa.
El Decreto 81/2005, de 8 de julio, por el qué se establece la estructura orgánica de la Consejería de Educación y Cultura, aún vigente, refleja en su artículo 11.1.c, que “la gestión del fondo documental corresponderá al Archivo Central de la Consejería que deberá reunir, organizar, valorar, conservar y disponer para consulta, la documentación que generen o reciban los distintos órganos y unidades de la Consejería, así como transferir al Archivo General de la Región de Murcia, la documentación con valor histórico, una vez haya producido la totalidad de sus efectos”.
La Instrucción de Servicio de la Secretaría General, de 26 de diciembre de 2005, sobre Normas de Organización y Funcionamiento de los Archivos Central y de Oficinas de la Consejería de Educación y Cultura, nos está permitiendo coordinarnos con las demás unidades y servicios de la misma con la finalidad de lograr que la documentación de archivo se transfiera de forma adecuada desde los archivos de oficina hacia el Archivo Central.
El Archivo será el instrumento de la Administración para servir al ciudadano garantizando el acceso a la documentación generada en el devenir de la vida pública.
Asesorará a las diversas oficinas productoras de documentación sobre la organización interna de sus propios fondos y normalización de sus series documentales confeccionando cuadros de fondos y colaborará en la implantación de la administración electrónica.
06/02/2018 12:41:02
