Un primera definición de lo que es el plan de rodaje nos diría que éste consiste en la división en apartados de las necesidades, estableciendo un orden a lo largo del tiempo del rodaje.

Tras un primer análisis del guión y sus complejidades, lo primero que debe determinarse es el número de días que se precisan para llevarlo a cabo y el coste que cada uno de esos días supone. Luego, el director de producción organiza las secuencias agrupándolas por bloques de espacio y de tiempo, sin tener en cuenta la continuidad cronológica de la acción del guión. Es, como se sabe, una de las singularidades del cine que empezó a utilizarse en los años veinte: se rueda según las localizaciones, sin tener presente, por ejemplo, si se está trabajando en la número tres y la siguiente que se aborda es la número 45. Esto permite ahorrar tiempo y, por lo tanto, dinero.

El plan de rodaje se muestra en un gran cuadro, la llamada hoja de rodaje, dividido en sectores que van indicando aspectos tales como decorados, el día de rodaje, fechas, las localizaciones en interiores o exteriores, intérpretes y figuración y las necesidades específicas del rodaje.

Las consideraciones que deberán tenerse en cuenta para un mejor rendimiento del trabajo en el plan de rodaje son: la duración de los planos, la dificultad dramática de la escena y la cantidad de elementos que participan en ella, la iluminación y el empleo de los mecanismos de movimiento de cámara, la figuración, los efectos especiales, que requieren una preparación y un cuidado especial para evitar riesgos físicos. A partir del estos datos pueden empezar a establecerse las variables que estructuran el plan de rodaje.

La disponibilidad de las localizaciones determina el orden del rodaje, pero es habitual intentar comenzar el trabajo por el rodaje de los exteriores, que siempre están sometidos a una mayor imprevisibilidad y limitaciones, por ejemplo las que fijan las necesidades de las actividades habituales del lugar (desde la terraza de un bar hasta una estación de ferrocarril) o establecen los propietarios o responsables públicos (desde una hacienda campestre hasta un museo). También los interiores naturales, si no son de estudio, pueden estar sometidos a restricciones diversas.

Los personajes (es decir los actores) constituyen el segundo factor a considerar. Lo habitual es que un actor o actriz, si no es el protagonista absoluto -y ni siquiera eso lo garantiza- tenga otros compromisos, bien de fechas, bien con otras actividades profesionales (films, programas de televisión, obras de teatro...); por ello conviene coordinar adecuadamente su disponibilidad temporal y el número de sesiones en las que es necesaria su presencia en el rodaje.

Igualmente hay que tener en consideración la amortización económica de los elementos técnicos que se alquilan a las empresas auxiliares, como grúas, ópticas especiales, efectos, etc. pues parece evidente que conviene abaratar los costes y no tenerlos almacenados innecesariamente entre días de rodaje. Similares palabras pueden decirse con respecto a adecuar el rodaje a los plazos que se tengan para la construcción de decorados en los estudios, para llegar a ellos en el momento exacto, evitando el pagar alquiler del local sin utilizarlo.

La legislación laboral y los derechos de los trabajadores condicionan el plan de rodaje en lo referente a los horarios de descanso, los desplazamientos del equipo y los rodajes nocturnos. En la cinematografía española existe una forma conocida como ‘domingo cero horas’ en la que se convoca al equipo a las 12 de la noche entre domingo y lunes para que no cuente como día festivo, y de esta manera ahorrar pagar un extra.