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4.9 Preparando una presentación 

Sea cual sea el tipo de presentación se pretende ganar la aceptación del cliente. Por ello, igual que en la campaña, debemos elaborar una estrategia, adaptarnos al destinatario del mensaje y cuidar cada detalle. En la medida que la presentación obedezca a una estrategia tendremos que admitir que no hay dos presentaciones iguales. No obstante, sí podemos identificar la información esencial que el cliente necesita conocer para tomar su decisión, al menos en la mayoría de los casos.

Datos clave en la presentación de agencia
  • Quién es la agencia: dimensión y cifras principales, historia, filosofía y valores.
  • El equipo: rasgos de los profesionales que la componen, su experiencia y formación.
  • Los clientes: organizados de acuerdo con un criterio lógico.
  • Servicios que presta: tipo de acciones que puede llevar a cabo y empresas con las que colabora.

Datos básicos para la presentación de campaña

  • Investigación: ¿qué se ha investigado?, ¿por qué?, ¿cómo? y, fundamentalmente, resultados principales.
  • Propuesta estratégica: ¿qué se proponemos?
  • Propuesta creativa: ¿cómo lo haremos?
  • Propuesta de medios: ¿cómo llegar al público objetivo?
  • Calendario de acciones.
  • Presupuesto.
Para las presentaciones se suelen crear documentos de apoyo que pueden entregarse al anunciante. La mayoría de las agencias tienen un dossier de agencia que contiene la misma información normalmente ampliada. También puede entregarse un dossier de campaña que permitirá al anunciante seguir la reunión cómodamente y disponer de toda la información.

Las presentaciones son, en cualquier caso, un acto particular de hablar en público en el que una o varias personas representan el trabajo de otras muchas. Su forma de exponerlo y de dirigirse al cliente influye en la impresión que éste obtenga y en la decisión que tome. Como puedes suponer, es imprescindible preparar la presentación. Aquí tienes diez consejos:
  1. Define tu objetivo: ¿qué quieres conseguir?
  2. Analiza a tu auditorio: ¿quién estará en la sala por parte del cliente?
  3. Decide quién o quiénes deben hacer la presentación y quién estará de apoyo.
  4. Cuida la forma de abrir la presentación.
  5. Elige una estructura.
  6. Prepara el material de apoyo y de muestra.
  7. Prueba los recursos técnicos (proyector, video ...)
  8. Dispón la sala a tu favor.
  9. Anticípate a las posibles objeciones.
  10. Ensaya.

¿Sabes? La experiencia nos dice que a menudo es tan importante hacer un buen trabajo como saber ‘venderlo’. Por eso una exigencia importante para los publicitarios, es ser también buenos comunicadores, al menos los que por sus funciones o su responsabilidad participan en las presentaciones.